Règles de conservation
Ces règles s’appliquent à chaque document archivé sur mon archivage.
Durée de conservation
Le client fixe au dépôt une durée précise, de 1 à 50 ans, à l’année près. 10 ans est présélectionné.
- 5 ans
- 10 ans
- 20 ans
- 30 ans
- 50 ans
1 crédit par tranche de 5 ans entamée : 1 à 5 ans = 1 crédit, 6 à 10 ans = 2 crédits, et ainsi de suite jusqu’à 50 ans = 10 crédits.
La durée est choisie et affichée clairement au dépôt. Pour les données personnelles, c’est le client qui en est responsable (RGPD).
Pour un besoin plus court qu’un an, le client peut supprimer le document quand il le souhaite (point 4).
Prolongation
3 mois avant l’échéance, le client est prévenu.
Il peut prolonger de 5 ans pour 1 crédit, dans la limite de 50 ans au total depuis le dépôt, ou télécharger ses documents et leurs preuves.
La durée peut être prolongée, mais jamais raccourcie. Pour s’en débarrasser plus tôt, il faut supprimer le document.
Fin de conservation
Sans prolongation, le document est supprimé automatiquement à l’échéance.
Une trace de la suppression reste dans le journal.
Suppression anticipée
Elle est possible à tout moment, mais encadrée :
- Seul un administrateur du compte client peut supprimer.
- Si le document est encore dans sa durée légale, un message rappelle l’obligation de conservation et la responsabilité du client.
- La suppression demande une double confirmation.
- Le document passe 30 jours en corbeille, récupérable.
- La suppression définitive porte sur les 3 copies et les sauvegardes, dans un délai annoncé dans les conditions générales.
- Le journal garde la date, l’auteur, l’empreinte du document et le jeton d’origine, jamais le contenu.
- Le client peut télécharger une attestation de destruction.
- Les crédits ne sont pas remboursés.
Maintien de la preuve dans le temps
Un jeton qualifié eIDAS est apposé sur chaque document au dépôt.
Toute l’archive est re-horodatée une fois par an, par lot : un seul jeton couvre tout grâce à un arbre de Merkle (standard RFC 4998).
Durées légales de référence
Durées minimales de conservation prévues par le droit français pour les documents les plus courants. Elles vous aident à choisir la durée au dépôt.
| Document | Durée légale | Référence |
|---|---|---|
| Factures et pièces comptables | 10 ans | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documents fiscaux | 6 ans | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Bulletins de paie (employeur) | 5 ans | Code du travail, art. L3243-4 |
| Contrats de travail, registre du personnel | 5 ans après le départ du salarié | Code civil, art. 2224 |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Code de commerce, art. L110-4 |
| Statuts, procès-verbaux d’assemblée | Durée de vie de la société, puis 5 ans | Code civil, art. 2224 |
Durées données à titre indicatif. Vérifiez auprès de votre expert-comptable ou de votre conseil celles qui s’appliquent à votre activité.